Dosya Kartı Kaydı

Dosya Kartı Nedir ?

Dosya Kartı Kaydı, Kabinetler ekranında tanımlanan şablona göre oluşturulmuş, bir elektronik forma bağlı klasörlerin, klasörlere bağlı klasör ve belgelerin olduğu yapıdır. Amaç tek bir elektronik form üzerinden arama yapıldığında kendi içinde belgelerini klasörler ile ayrılmış olarak tek seferde erişebilmektir. Dosya Kartı Kaydı bir Klasör olarak da düşünülebilir. Farkı klasörün altında bulunan ağacı tek seferde görüntülemek ve bir elektronik forma sahip olmasıdır.

Dosya Kartı Kayıtları, kabinetlerde, kabinetlerin içindeki klasörlerde bulunabilir. Bir dosya kartı kaydının klasörlerinde başka dosya kartı kaydı olamaz.

Kabinet veya klasördeki dosya kartı seçilip çift tıklandığında aşağıdaki görünüm açılır. Sol bölümde şablona göre oluşturulmuş dosya kartı klasörleri ve içinde belgeleri, sağ bölümde ise seçili olan nesnenin özellikleri bulunur. Bu görselde dosya kartının kendisi seçilmiştir.

Dosya Kartı Tuşları

Bu tuş ile açılan listeden yeni belge ve klasör seçilerek işlem yapılabilir. Klasör içinde klasör oluşturmak mümkündür.

Bu tuş ile kabinetlerde olduğu gibi seçim yapılır. Toplu seçim ile işlem yapma için Dosya Gezgini bölümü incelenebilir.

 Ekranda bulunan satırların sıralanması için kullanılır. Her satır kendi içinde sıralanır. Adına göre artan/azalan sıralanabildiği gibi tarihe göre artan/azalan sıralanabilir. Son seçimin tüm ekranlara yansıdığı unutulmamalıdır.

Dosya Kartının kendi içinde arama yapılmasını sağlar. Arama mimarisi için detaylı bilgiye şu sayfadan erişmek mümkündür.

 Pano işlemleri için kullanılır. Detaylı bilgiye şu sayfadan erişebilirsiniz.

Özellikler

Soldaki ağaç üzerinde seçilen satıra göre özellikler sekmesi değişir. Aşağıda Dosya Kartı Kaydı için olan özellikler açıklanmıştır. Belge ve Klasör için ilgili sayfaların incelenmesi gerekir.

Dosya Kartı No: Nesnenin 16 basamaklı hexadecimal numarasıdır ve değiştirilemez, başka formatta numara üretilemez. Üzerine tıkladığınızda Nesne Numarası panoya otomatik kopyalanır.

Dosya Kartı Adı: Nesnenin adını ifade eder. Üzerine tıkladığınızda oluşan kutucuk ile değiştirilebilir. Bunu yapabilmek için "Yazma" yetkisi olmalıdır.

Dosya Katrı Tipi: Oluşturulan Dosya Kartı tiplerinden hangisine ait olduğunu belirtir.

Kayıt Tarihi: Dosya Kartı Kaydının kaydedildiği tarihi ifade eder. Eğer o gün içerisinde ise sadece saati yazar.

Kaydeden: Dosya Kartı Kaydını kaydeden kullanıcı bilgilerini gösterir.

Değişim Tarihi: Dosya Kartı Kaydının elektronik formu üzerinde yapılan her değişiklikte bu tarih güncellenir. Yapılan son güncelleme tarihini ifade eder.

Değiştiren: Değişiklik yapan kullanıcı bilgilerini içerir.

Klasör Sayısı: Dosya Kartı ana ağacı üzerindeki klasör sayısını ifade eder.

Belge Sayısı: Dosya kartı içinde bulunan tüm belgelerin sayısını ifade eder.

Belge Boyutu: Klasörlerdeki tüm belgelerin boyutunu ifade eder.

Yetki Seti: Dosya Kartı Kaydının yetki setini ifade eder. Kullanıcı eğer bunu değiştirmeye yetkili ise mavi, aksi durumda siyah satır olarak yer alır. Mavi yazıya tıklanarak değiştirilebilir. Bu işlemi yapabilmek için Yetkilendirme yapabilir yetkisinin bulunması gerekir.

Açıklama: Eğer Dosya Kartı Kaydı için bir açıklama girilmiş ise bu bölümde yer alır. Kullanıcı eğer kayıt üzerinde yazma yetkisine sahip ise tıkladığında editör ile değiştirmesi sağlanır.

İşlem Tuşları

İşlem tuşları Dosya Kartı Kaydında aşağıdaki gibidir.

Dosya Kartı kaydında bulunan belgelerin elektronik posta ile paylaşılmasını sağlar ve paylaşım tarihçesini listeler. Detaylı bilgi için Belge sayfasında elektronik posta gönderimi bölümü incelenmelidir. Elektronik posta ile gönderebilmek için "Elektronik Posta ile gönderebilir" yetkisinin olması gerekir. Gönderim esnasında tüm belgeler liste halinde gelir. Kullanıcının her belge üzerinde "Elektronik Posta Gönderebilir" yetkisinde olduğu belgeler listelenir. Tarihçeyi inceleyebilmek için de "Tarihçeyi inceleyebilir" yetkisinin olması gerekir. 

 Favorilere al/bırak. Belgeler ekranı ilk sayfasında favori olarak işaretlenen Dosya Kartı Kayıtları, Klasörler ve Belgeler bulunur. Bu listeye girmesi istenen kayıtlar bu tuş yardımı ile seçilir. Favori işlemi kullanıcı bazında yapılır.

Derecelendirme. Dosya Kartı Kaydında, Klasörlerde ve Belgelerde derecelendirme yapılabilir. Her kullanıcı farklı derecelendirme yapabilir. Bunun sonucunda kaydın ortalama derecesi olur ve listelerde bu ortalama dereceyi ve kaç kişinin derecelendirme yaptığı görünür.

Bu tuş yardımı ile Dosya Kartı Kaydının tarihçesi incelenebilir. Tarihçe üzerinde yapılan her işlem görüntülenebilir. Ayrıca bu bölümde elektronik formda yapılan her değişiklik de veri tarihçesi bölümünde izlenebilir. Bu işlem için "Tarihçeyi inceleyebilir" yetkisinin olması gerekir.

Dosya Kartı Kaydı üzerinde sohbet başlatılabilir. Sohbet yapısı için daha fazla bilgiyi Sohbet Mimarisi sayfasında bulabilirsiniz.

Dosya Kartı Kaydı üzerinde birden fazla not alınabilir. Eğer daha önce not yazılmış ise yazılan not adedi tuşun köşesinde gösterilir. Kullanıcı kendi yazdığı son notu silebilir, diğerlerinde işlem yapamaz. Bu işlem için "Doküman notlarını değiştirebilir" yetkisine sahip olmalıdır.

Panoya ekleme. Panoya ekleme sonucunda panodaki nesneler ile ilgili yapılabilecekler şu sayfadan incelenebilir.

Seçili olan kaydın bir eklenti olarak kullanarak yeni bir akış başlatılmasını sağlar. Aşağıda detaylı olarak açıklanmıştır.

Bu nesne ile ilgili yardım ekranının açılmasını sağlar.

Elektronik Form

Bu sekme form tasarımına göre değişiklik gösterebilir.