Eksik Belge

Eksik Belge Nedir ?

Eksik belge mimarisi, doküman yönetim sisteminde, belge içeriği daha sonra eklenecek bir kayıt oluşturmak için kullanılır. Bu kayıt, belge daha sonra ekleneceği için eksik belge olarak tanımlanır. Bunun yanısıra süreli belgeler için de bu tanımlama kullanılabilir ve tip tanımlamasında belirtilen süre sonunda ilgili belge eksik belgeye dönüşür.

Örneğin işe giriş için çalıştırılan personel giriş sürecinde, doktor raporu, diploma, sertifika gibi bazı belgeler işe girişten sonra da sağlanabilir. Bu durumda bu belgeler için eksik belge tanımı yapılarak bu kayıtlar raporlanabilir.

Sözleşme gibi belirli süreler sonunda yenilenmesi gereken belgeler de, tanımlanan süre sonunda eksik belgeye düşer ve bunların da raporlanması sağlanabilir.

Aşağıdaki örnekte, personel işe giriş sisteminde, sağlık raporunun daha sonra eklenmesi için bir eksik belge kaydı oluşturabilmek amacı ile sağlık raporları için bir arşiv tipi ve formu hazırlanmış ve projeye eklenmiştir. 

Eksik Belge Olabilir : Bu seçenek işaretlendiğinde, ilgili tip tanımlamasının proje içerisinde eksik belge olarak tanımlanabileceğini gösterir. Bu seçenek işaretlenmeden eksik belge menüsünde tip görüntülenmez.

Kullanıcı Belirleyebilir : Eğer bu seçenek işaretlenmiş ve kullanıcının belge üzerinde yazma yetkisi var ise, mevcut belgeyi eksik belgeye düşürebilir. Örneğin, sistem üzerinde bulunan bir sertifikanın geçerlilik tarihinin sonlandığını fark eden kullanıcı belgeyi seçerek (yazma yetkisi var ise) sağ üstte bulunan eksik belge tuşu yardımı ile belgeyi artık eksik belge olarak tanımlayabilir.

Geçerlilik Süresi Aktif : Bu seçenek işaretli ise, belgenin bir geçerlilik süresi belirlenmiş olur. Süre bittiğinde belge otomatik olarak eksik belge durumuna geçirilir ve yenilenmesi gerektiğini kullanıcıya belirtmiş olur. Örneğin süreli bir sözleşme varsa, bir yıl sonunda sözleşme bitiyor ise, bir yılın sonunda sözleşme belgesi eksik belgeye dönüşür ve sözleşmenin yenilenmesi gerektiği belirtilmiş olur.

Eksik Belge Nasıl Eklenir ?

Eksik belge eklemek için belge ekleme menüsünde en sağda bulunan eksik belge seçilmelidir. Bu seçim sonrasında ileride eklenecek olan belge için bir isim verilir ve ilgili tipe bağlı elektronik form verisi doldurularak kayıt bitirilir. Bu şekilde içinde belge olmayan bir kayıt oluşturulur ve bu kayda belge daha sonra eklenebilir durumda olur. 

Bu aşamada bazı form verileri de belge ile birlikte verilebileceğinden, sonradan gelecek olan alanların zorunlu tutulmaması tavsiye edilir.

*Öncelikle kabinet içerisindeki bir Arşiv tipi seçimi yapılır.
*Kabinet içerisindeki dosya kartı şablonunun Tipler kısmına eksik belgeye dönüştürdüğümüz Arşiv tipini ilave etmemiz gerekiyor.


* Dosya kartı şablonunun klasörü seçilip "Yeni Eksik Belge" simgesine tıklanır.

* Eksik Belge Tip adı ve yetki seti seçimi yapılıp kayıt edilir.* Son olarak, ilave ettiğimiz eksik belgeyi dosya kartı şablonuna tıklayıp kaydetmek gerekiyor

"Eksik Belge Olabilir" işaretli tip kullanılarak dosya kartı şablonundaki bir klasöre içerisinde   Süreli veya süresi olarak eksik belgeye düşürülüp tekrar yenilenen belgeler sistem içerisinde 

Eksik belge ekleme ve kullanımı ile ilgili nasıl yaparım videosuna şuradan ulaşabilirsiniz.