Rapor Tasarımı

Rapor Tasarım

Rapor tasarım menüsü, organizasyonun veri tabanından istenilen bilgileri istenilen formatta çekmek için kullanılır. Çekilen veri farklı formatlarda dışarı aktarılabilir veya bastırılabilir. Tasarlama, dışarı aktarma, bastırma işlemleri için MS Ofis Uygulamalarının şerit görsellerine benzeyen menüler kullanılır. Bu nedenle MS Ofis uygulamalarında aynı işlev ve görselleri olan menü seçeneklerinin açıklanması bu teknik dokümanın kapsamı dışında bırakılmıştır.

Rapor tasarımı menüsünde kullanıcılar, sistem yöneticileri veya süper kullanıcılar tarafından hazırlanmış raporlara ulaşabilirler. Bu ekranda Detay, Tasarım ve Tanımlı İş sekmeleri bulunur.

Yeni bir rapor tasarlamak için öncelikle menüden Yeni butonuna basarak tasarım için gerekli bilgileri girip kaydetmemiz gerekmektedir. Bilgiler kaydedilmeden tasarım ve tanımlı iş sekmeleri görünmez.

Detay Sayfası

Rapor Adı: Raporlar menüsünde raporun görüntüleneceği isimdir, kullanıcı tarafından amacına uygun olarak istenildiği şekilde verilebilir.

Yetki Seti: Raporu kullanacak grup veya kişilerin bulunduğu uygun yetki seti seçimi yapılır. 

Tasarım Yetki Seti: Kullanıcı bu yetki setinde tasarımda değişiklik yapacak grubu belirler. En az yazma yetkisi yok ise rapor tasarımında değişiklik yapamaz.

Kullanım Yeri;

1. Kullanıcı Raporu: Rapor tasarım ekranı kullanılarak hazırlanan raporlardır, PaperWork raporlar menüsünde yeşil renkli ikonlar ile görüntülenir.
2. Form Raporu: Form detayında görüntülenecek raporlardır, forma özel hazırlanır.
3. Gösterge Paneli: Gösterge paneli tasarım ekranı kullanarak hazırlanan raporlardır, PaperWork raporlar menüsünde mavi renkli ikonlar ile görüntülenir.

Veri Kaynağı: Oluşturulacak rapor için önceden hazırlanmış veri kaynağının seçiminin yapıldığı alandır. Bir rapor tasarımında en fazla 5 veri kaynağı seçilebilir.

Form Raporu

Form raporu, işlerim ve belgeler ekranında, o kayda ait verilerin gösteriminde kullanılan rapordur. Form raporu forma özel olarak hazırlanır ve sadece seçilen formda görünür. Form rapor hazırlanmış bir formun sağ üst bölümünde yazıcı simgesi olarak çıkar. Bir forma birden fazla form raporu tanımlanabilir. Yazıcı simgesinin sağındaki ok ile liste açıldığında tüm tanımlanan form raporları görüntülenir ve istenilen rapor alınır.

Rapor hazırlanırken detay sayfasında form rapor seçimi yapılır ve ilgili form ile o form için hazırlanmış veri kaynağı seçilir. Burada verilen rapor adı, formdaki listede görüntülenecek addır.

Bu tanımlamayı yaptıktan sonra form üzerinde rapor şu şekilde görüntülenebilir;

Listeden daha önce hazırlanan rapor seçildiğinde, tasarımda yapılmış olan rapor açılır. Raporun sadece o anda ekranda açık olan kaydın bilgilerini içerebileceği unutulmamalıdır.

Akış formlarında ise, şu şekilde görüntülenir :

Tasarım Sayfası

Sayfa görünümü, ana sayfa ve önizleme sekmelerinden oluşur. Sağ taraftaki ekran ise "Page1" rapor tasarımında kullanılan ve ekranda görünmekte olan sayfayı belirtir. Birden fazla sayfa olduğunda Page2, Page3, Page4 şeklinde isimlendirilir, bu isimler tercihe göre tasarımcı tarafından değiştirilebilir. Önizleme tuşu ise tasarlanmakta olan sayfanın nasıl görüneceğini anlamak için önizleme yapmaya yarar. Page1 tuşunun üzerindeyken farenin sağ tuşuna tıkladığınızda içerik menüsü açılır.

Bu menüde rapor tasarımı sayfasıyla ilgili seçenekler bulunur. Tasarımın ve sayfanın durumuna bağlı olarak bu seçeneklerin bazıları görünmeyebilir ve işlevlerin bazıları etkinleştirilebilir.

Yeni Sayfa:Rapor tasarımı sayfalarına yeni bir sayfa daha ekler.

Yeni Pano: Rapor tasarımı sayfalarına yeni bir gösterge ekranı daha ekler.

Sil: Seçilmiş olan sayfayı rapor tasarımı sayfalarının arasından çıkarır.

Çoğalt: Seçilmiş olan rapor tasarımı sayfasının bir kopyasını çıkartır.

Sola Taşı: Seçilen sayfayı rapor tasarımı sayfaları sırasında bir öne alır.

Sağa Taşı: Seçilen sayfayı rapor tasarımı sayfaları sırasında bir sonraya alır.

Sayfa Düzeni: Sayfa ile ilgili seçeneklerin bulunduğu bir pencere açar.

Sayfayı Aç: Daha önceden kaydedilmiş *.pg uzantılı dosyaları açmak için kullanılır. Açılan *.pg uzantılı dosya seçili olan sayfadan sonraya yerleştirilir.

Sayfayı Farklı Kaydet: Seçili olan rapor tasarımı sayfasını *.pg uzantılı dosya olarak kaydeder.

Rapor tasarımı sayfasının herhangi bir boş yerine farenin sağ tuşuna tıkladığınızda Şekil 6 ile gösterilen içerik menüsü açılır.

Rapor tasarımı sayfasında seçilen nesnenin özelliklerine ve işlevlerine bağlı olarak görseldeki tuşlardan ve seçeneklerden bazıları gri (etkinleştirilmemiş) olabilir veya hiç görünmeyebilir. Bu nedenle görselde gösterilen menüden farklı bir ekran ile karşılaşabilirsiniz.

Tasarım: Sayfa ile ilgili seçeneklerin bulunduğu bir pencere açar ve değişiklik yapmanıza olanak tanır. Ayrıntılı bilgi sayfa sekmesi başlığı altında verilmiştir.

Kes: Seçilmiş bir nesneyi ya da nesneleri keserek panoya alır.

Kopyala: Seçilmiş nesneyi panoya kopyalar.

Yapıştır: Panoya alınmış bir nesneyi ya da nesneleri sayfaya yapıştırır.

Tümünü Seç: Rapor tasarımı sayfasındaki tüm nesneleri seçer.

Özellikler: Özellikler sekmesini açar.

Seçenekler Etkin: Seçili ise nesne fare ile tıklandığında bir davranış gösterecek demektir.

Önceki Sayfadaki Üst ve Alt Kısımları Yazdır: Seçili olduğunda önceki sayfada kullanılan üst bilgi ve alt bilgileri seçili olan sayfada tekrar eder.

Sayfa Numarasını Sıfırla: Sayfa numarasını 1'den başlatır.

Yazdırma Alanına Sığdır: Rapor tasarımı sayfasını yazıcının yazdırma sınırları içine sığdırır.

Sol bölümde rapora eklenecek nesneler bulunur.

Tablo: Rapora bir tablo ekler, bu satır ve sütunlardan oluşan ve verileri liste halinde gösteren bir nesnedir. Pivot Table seçeneği de vardır.

Grafik: Bu nesne rapora çeşitli seçeneklerde grafik eklenmesi içindir.

Ölçer: Önceden tanımlanmış bir aralık içerisinde bir değer görüntülenmesini sağlar. Farklı görseller seçilebilir.

Rapor Ağacı

Rapor ağacı bölümünde, tasarımda kullanılan nesnelerin listesi görüntülenir, nesnelere kolayca ulaşmak için kullanılır.

Kod Üret

Kod üret bölümü hazırlanan raporun dışarı alınabilmesi için ilgili kodu üretir. Aşağıdaki örnek rapor tasarım ekranı üzerinde parametreleri ile birlikte geliştirme katmanı ExecuteReport kullanım örneğidir.

Tavsiyeler

1. Kurulan tüm sistemlerin amacının resmi olan veya olmayan raporları üretmek olduğu unutulmamalıdır. Bu yaklaşımla rapor iş analizinin bir parçasıdır. Süreçlerin analizi esnasında üreyecek raporlar da sorgulanmalı, mümkünse bu bilgi de analiz raporuna girmelidir. Rapor kaynağı hedefi akış tipi olmalıdır. Diğer sistemlerden, akıştan, akış adımlarından da raporda veri görüntüleme ihtiyacı var ise akış süresince bu veriler de oluşturulmalıdır. 
2. Genel bir alışkanlık olarak Dosya Kartı mimarisi raporlama amacı ile kullanılmaktadır. Dosya kartı üzerindeki alanlar kaydı arayıp bulmak için oluşturulur. Eğer eklentinin de görüntüleneceği raporlara ihtiyaç var ise Veri Kaynakları ekranında rapor seçeneği kullanılabilir. Bu seçenekte «İş Akışları» tablosu ile Akış tipi ‘Nesne No’ üzerinden eşleştirilebilir. Aynı zamanda «İş Akışları» ‘Ek No’ üzerinden eşleştirilir. Bu esnada ‘Ek No’ kolonu ‘Eklenti Kolonu’ olarak seçilir. Oluşan raporda akışın istenilen verileri olduğu gibi eklentileri de görüntülemek mümkündür. 
3. Tasarlanan raporlarda parametrelerin çoğu yazı alanı seçilmektedir. Kullanıcının bu alanlara doğru bir değer girip raporlarını sağlıklı çalıştıramamaktadırlar. Bu amaçla SQL Listeler oluşturulmalıdır. Eğer kullanılan tip alanı ise tip tanımında alana liste atanmalıdır.  Tip alanı değil ise rapor bölümünde liste tanımı yapılmalıdır.

Tanımlı İş

Tanımlı İş bölümü, geliştirilmiş olan bir raporun belirlenen aralıklarla bir kişi veya bir gruba otomatik olarak gönderimini sağlar. Örneğin; her hafta haftalık aktivite listesinin birim yöneticilerine gönderilmesi veya günlük satış durumunun her gün tüm satış ekibine bildirilmesi gibi.

Bunun için rapor tasarım ekranında tanımlı iş sekmesine gelerek butonu ile yeni bir tanımlı iş kaydının oluşturulması gerekir.

Örnek ekranda görüldüğü gibi gerekli bilgiler girilerek tanımlı iş kaydedilir. İstenildiğinde pasif hale getirilebilir. 

Bir başlangıç ve bitiş tarihi seçilerek iki tarih arasında bu servisin çalışması sağlanır. Servisin hangi aralıklarla çalışacağını ise aralık tipi, aralık ve başlangıç saati bölümlerinde tanımlamanız gerekir. Örneğin; aralık tipi saat, aralık 3, başlangıç saati 12:00 gibi bir tanımlama yaptığımızda, saat 12:00 den itibaren her 3 saatte bir bitiş tarihine kadar bu servis çalışacaktır.

Servis çalıştığında, raporun gönderileceği elektronik posta adresi, konu başlığı ve içerik yazılır. Raporun PDF mi yoksa Excel olarak mı gönderileceği seçilir.

Eğer rapor bir parametre ile çalışıyorsa, parametreler bölümünde bu parametre değerlerini tanımlamak gerekir. 

Gönderilmiş Rapor Listesi

Gönderilen raporları görmek için Tanımlı iş sekmesinde, tanımlı iş seçildiğinde ekle butonunun sağında çıkan butonu kullanılır.

Burada gönderilen raporun parametleri, başarılı veya başarısız oluşu gibi detaylar incelenebilir.