PaperWork mimarisinde sistem tanımlı işleri bulunur. Bu işlerin bazıları 1 dakikada 1, bazıları 1 saatte 1, bazıları her gün sonunda, sonuncusu ise her hafta cumartesi gecesi saat 01:00 da çalışır. Çalışan bu tanımlı işler sistem bakımını otomatik yapar.
Pazar günü 01:00 da çalışan tanımlı iş, veri tabanındaki tüm indeksleri düzenler, istatistikler günceller. Veri tabanının olması gerektiği gibi çalışmasını sağlar. Bunun yanında kurumun sadece yedekleme sürecini planlaması yeterlidir.
Not: GGSoft, veri tabanı desteği vermez. İleri seviyede veri tabanı işlemleri için üretici ile irtibata geçilmelidir.
Not: Bu metod istenirse veri tabanı üzerindeki PR_MAINT_DB prosedürü tetiklenerek işlem yapılabilir.
Not: Sistem parametreleri tablosuna (PW_SYSTEM_PARAMS) MAINTANANCE_PERIOD isimli parametre eklenerek bu periyot değiştirilebilir. Bu parametre tanımlı değil ise değeri 7'dir ve 7 günde 1 çalışır. Bu değerin 2 yapılması demek ilgili metodun 2 günde 1 çalışmasını sağlar.
Not: Verinin çok olduğu durumlarda bu işlem çok uzun sürebilir ve işlem mesai saatlerine sarkabilir. MS SQL Standart versiyonu bu işlemi yaparken tablolar kilitlenir ve başka işlem yapılmasına izin vermez. MS SQL Server Enterprise versiyonu işlemler devam ederken indexlerin düzenlenmesine izin verir. Böyle bir durum yaşanıyor ise MS SQL Server 2019 Enterprise ve üzeri bir versiyon kullanılmalıdır.
Not: WorkFlow veri tabanının bakımı her gece otomatik olarak yapılır. Eğer bakım yapılmasın isteniyor ise MAINT_WF_DB parametresi parametreler ekranından değiştirilmelidir.