Contents x
        Kullanıcı Senkronizasyonu
        • 23 Oct 2022
        • 6 Minutes to read
        • Dark
          Light
        Contents

        Kullanıcı Senkronizasyonu

        • Updated on 23 Oct 2022
        • 6 Minutes to read
        • Dark
          Light
        Article summary

        PaperWork üzerinde birden fazla kullanıcı tipi bulunmaktadır. Tüm bu kullanıcılar aynı anda sistemde bulunabilirler. 

        PaperWork Kullanıcı Tipleri

        PaperWork üzerinde 3 türlü kullanıcı olabilir:

        1. Dahili Kullanıcılar: Kullanıcı Tanımlama ara yüzünde tanımlanan ve şifresi belirlenen kullanıcılardır.
        2. Aktif Dizin Kullanıcıları: Aktif Dizin Tanımları ekranında belirlenen filtreler ile tanımlanan, tanımlanan aralıklarla otomatik senkronize edilen kullanıcılardır. Sistemde şifre tutulmaz, kullanıcı her sisteme giriş yapmaya çalıştığında ilgili Aktif Dizin üzerinden kullanıcı doğrulanır ve sisteme girişine izin verilir.
        3. Diğer Sistemler: Yukarıdaki 2 kritere uymayan kullanıcılardır. Dış sistemlerden kullanıcıları alarak PaperWork mimarisine senkronize etmek mümkündür. Bu işlem esnasında da kullanıcı şifresi alınmaz. 

        Diğer sistemler ile kullanıcı senkronizasyonu yapmak için;

        1. Kullanıcı senkronizasyonunu yapan bir metot geliştirilmelidir. Metot her türlü kaynaktan kullanıcı bilgilerini okuyabilir. Örneğin web servis metodu, veri tabanı tablosu, Diğer Enterprise sistemler (MS CRM, SAP gibi) kaynaklar olabilir. Bu metod yardımı ile sisteme dahil edilecek kullanıcılar alınarak senkronize edilebilir. 
        2. Kullanıcı doğrulamasını yapan bir UserPlugIn geliştirilmelidir. Bu PlugIn, girilen kullanıcı adı ve şifresini dış sistem ile doğrulanmasını sağlar ve kullanıcının sisteme girişine izin verir. 
        Diğer Sistemler
        Bu entegrasyonu gerçekleştirebilmek için kurumun her iki ihtiyacı da sağlayabilecek bir katmanının olması gerekir.

        Kullanıcı Senkronizasyon Adımları

        Kullanıcı senkronizasyonu gerçekleştirmek için bulunan hazır metotlar ile şunlar sağlanmalıdır: 

        1. Diğer sistemdeki Aktif Kullanıcı Listesi ile PaperWork Mevcut Kullanıcı Listesini karşılaştırılır.
        2. Eğer yeni gelen bir kullanıcı var ise PaperWork üzerinde tanımlanır.
        3. Eğer PaperWork üzerinde daha önce gelmiş, yeni senkronizasyonda gelmeyen bir kullanıcı var ise PaperWork tarafında Pasif olarak işaretlenir. Bu kullanıcının sisteme girmesine izin verilmez.
        4. Eğer gelen kullanıcı PaperWork sisteminde mevcut ise ve bilgilerinde değişiklik var ise yeni bilgiler ile beraber güncellenir.
        5. Eğer senkronizasyon esnasında PaperWork Aktif Kullanıcı adedi, kurumun kullanıcı lisans adedini geçer ise senkronizasyon otomatik olarak kesilir.

        Kullanıcı Bilgileri

        Süreçlerin tasarımında en sık karşılaşılan zorluk, iş akışlarında işlem yapacak kullanıcıların kimler olduğunu belirlemektir. Her bir süreç, sürecin amacı, kurumun sektörü, kültürü, organizasyon yapısı, görev ve yetki dağılımına göre farklı özelliklerdeki ve genellikle süreç sırasında belirlenen kullanıcıların katılımı ile gerçekleşir. 

        Süreçlerde yer alacak kullanıcıların belirlenebilmesi için kullanıcıların kurum içindeki farklı özelliklerini tanımlayan pek çok bilgiye gerek duyulur. Bu bilgilerin zaman içerisinde pek çok nedenle değişmesi kaçınılmazdır. Değişen kurum yapıları, zaman içinde çalışanların farklı görev ve sorumluluklar üstlenmeleri nedeni ile kurumsal süreçlerdeki rolleri de değişmektedir. PaperWork ile yürütülen süreçlerde bu değişikliklerin doğru ve zamanında güncellenmesi, süreçlerin doğru işletilmesi için önemlidir.

        PaperWork kullanıcısı çalışanların kurum içindeki görev ve sorumluluklarını, bu bilgilerin aynı zamanda insan kaynakları yönetimi için kullanıldığı İnsan Kaynakları yazılımlarından ya da modüllerinden aktarımı, bilgilerin zamanında ve eksiksiz güncellenmesi açısından tercih edilmelidir.

        PaperWork Süreç Yönetimi uygulaması ile iş akışları ve süreçlerin tasarlanması ve işletilmesi sırasında sıklıkla ihtiyaç duyulan kullanıcı ek özellikleri (bilgileri) aşağıdaki tabloda belirtilmiştir.

        Kullanıcı Bilgileri

        Açıklama

        Kullanıcı Adı (Login Name)

        Kullanıcının PaperWork'e giriş yaparken kullanacağı kullanıcı adıdır. Kullanıcı doğrulama için Aktif Dizin (AD) senkronizasyonu yapılıyor ise AD'den alınır.

        E-posta Adresi

        Kullanıcının elektronik posta adresidir. Kullanıcı doğrulama için Aktif Dizin (AD) senkronizasyonu yapılıyor ise AD'den alınabilir.

        Sicil No

        Kullanıcının kurum içindeki sicil numarasıdır. Kolay yönetim için, birden fazla şirketin olduğu yerlerde sicil numarasının tüm şirketlerde tekil (unique) olması önerilir. İşten ayrılan çalışanların sicil numaralarının tekrar bir başka çalışan için kullanılmaması yönetimi kolaylaştıracaktır.

        Şirket Kodu

        Kullanıcının bağlı olduğu şirketin kodudur. Tek şirket olması durumunda kullanılmayabilir.

        Bölge Kodu

        Dağıtık coğrafi lokasyonlarda operasyonları bulunan ve bu coğrafi lokasyonları, genel müdürlük dışında bir başka yönetim seviyesi altında toplamak isteyen kurumlar için kullanılan Bölge Kodu bilgisidir.

        Yerleşke/Lokasyon/Şube Kodu

        Yerleşke/Lokasyon/Şube Kodu, birden fazla lokasyonda (adreste) faaliyet yürüten kurumlar içindir. Kurumun sektörü ve kurum diline bağlı olarak Yerleşke, Lokasyon ya da Şube olarak adlandırılabilir ve farklı faaliyet adreslerini temsil eder.

        Departman/Birim/Ünite Kodu

        Kurum içindeki Departman/Birim/Ünitelerin kodlarıdır. İsimlendirme kurum diline göre değişiklik gösterebilir. Kodlamada Departman/Birim/Üniteler arasındaki hiyerarşik ilişkinin yansıtılmasına dikkat edilmelidir. Tercih edilmesi durumunda Üst Departman/Birim/Ünite kodu eklenerek hiyerarşik ilişki sağlanabilir.

        Personel/Sözleşme Türü/Tipi

        Kullanıcının kurum ile olan çalışan ilişkisini tanımlayan bilgidir. Örnek olarak Geçici Süreli, Süresiz, Stajyer, Mevsimlik, Emekli, Dış Kaynak vb. Gibi farklı tanımları içerir.

        Görev Kodu

        Kullanıcının görev tanımına karşılık gelen Görev Kodudur. Her bir görev tanımı için ayrı bir Görev Kodu olmasına dikkat edilmelidir.

        Ünvan Kodu

        Kullanıcının kurum içerisindeki Ünvan bilgisini içerir. Her bir ünvan için ayrı bir Ünvan Kodu olmasına dikkat edilmelidir.

        İş Ailesi Kodu

        Kullanıcının bağlı bulunduğu Departman/Birim/Üniteden farklı bir yönetim hiyerarşisinde bulunması durumunda, bulunduğu yönetim hiyerarşisini belirlemek için kullanılır. Özellikle matris tipi organizasyon yapılarında kullanıcıyı iki farklı hiyerarşi ile ilişkilendirmek için kullanılır.

        Yetki Kodu

        Kullanıcının süreçlerdeki işlemlerde yetkisini tarif eden Yetki Kodudur. Kullanıcının aynı anda birden fazla işlem için yetkiye sahip olduğu durumlarda (aynı kullanıcının birden fazla görevde olduğu durumlarda) Yetki Kodunun kullanıcının sahip olduğu tüm yetkileri gösterecek şekilde tanımlanması önemlidir. Bunun için kullanıcının diğer organizasyonel bilgilerinden (Şirket, Bölge, Yerleşke, Departman, Görev, Ünvan vb.) yola çıkılarak bir kodlama sistematiği uygulanabileceği gibi sayısal bir alan olarak bit seviyesinde ya da karakter dizinlerinde her bir karakter için işaretleme yapılarak kodlama üretilebilir.

        Bağlı Üst Sicil No/Login 

        Kullanıcının idari olarak bağlı olduğu üstünün tekil (unique) tanımlayıcı bilgisidir. Kullanıcı Adı (login) kullanılması sistem yönetimi açısından önerilen yöntemdir.

        Departman Yöneticisi Sicil No/Login

        Kullanıcının bulunduğu departmanın yöneticisinin tekil (unique) tanımlayıcı bilgisidir. Kullanıcı Adı (login) kullanılması sistem yönetimi açısından önerilen yöntemdir.

        Fonksiyonel Üstü Sicil No/Login

        Kullanıcının fonksiyonel olarak bağlı olduğu üstünün tekil (unique) tanımlayıcı bilgisidir. Kullanıcı Adı (login) kullanılması sistem yönetimi açısından önerilen yöntemdir.

        Organizasyonel Seviye/Derece

        Kullanıcının organizasyon hiyerarşisinde hangi seviyede olduğunu tanımlayan bilgidir. Süreçlerde kurum hiyerarşisinin belli bir seviyesinde işlem yapılması istendiğinde kullanılır.

        Masraf Merkezi Kodu

        Kullanıcının varsayılan olarak kullanılacak Masraf Merkezi Kodudur. 


        Kullanıcı Ek Özellikleri
        PaperWork Kullanıcı tanım ekranlarında standart kullanıcı bilgileri bulunur. Yukarıda örneklendiği gibi kullanıcıların ek özellik alanları isteniyor ise tanımlaması yapılabilir. Bu ek alanlar 15 adedi geçemez. Bu nedenle nelerin ek özellik olacağına dikkat etmek gerekir. Ek özellikler şu sayfadan tanımlanır.

        Organizasyon Şemaları

        PaperWork iş akışları mutlaka bir organizasyon şemasına ihtiyaç duyar. Bu şema aracılığı ile kullanıcıların yöneticileri tespit edilir. Sistemde birden fazla Organizasyon Şeması tanımı olabilir ve bu şemaların her biri birbirinden farklı olabilir. 

        “Organizasyon Şeması” kavramında kurumlar genelde idari olarak organizasyonel yapılarını algılarlar. Günümüz yatay organizasyonlarında kurum içerisindeki sürece göre kurumun birden fazla organizasyon şeması olabilir. Bir kullanıcı idari süreçlerinde A kullanıcısına bağlı iken bir proje için B kullanıcısına bağlı olabilir. PaperWork bu ihtiyaçların tamamını karşılar. Bir sürecin default bir organizasyon şeması olabileceği gibi süreç üzerindeki bir aktivitenin farklı bir organizasyon şeması olabilir.

        Bu nedenle Organizasyon Şemalarının belirlenmesi, tanımlanması ve yaşatılması kullanıcı senkronizasyonunun bir parçasıdır. Kullanıcı bilgileri ile Organizasyon şemaları farklı sistemlerden senkronize edilebilir. Ayrıca Organizasyon şemaları ara yüz kullanılarak da şu ekrandan tanımlanabilir.

        Kullanıcı Grupları

        PaperWork kullanıcı gruplarını rol olarak kullanır. Kullanıcı grupları ara yüzlerden tanımlanabildiği gibi senkronizasyon esnasında otomatik oluşturulabilir veya Aktif dizin aracılığı ile otomatik oluşması sağlanabilir.

        Yetki Setleri

        Kullanıcıların, kullanıcı gruplarının oluşturulmasındaki amaçlardan biri de yetkilendirmeyi kolay bir şekilde yapabilmektir. Senkronizasyon ve tanımları yapmadan önce tüm sistem genelinde yetkilendirmenin nasıl olacağı planlanmalı ve senkronizasyonlar buna göre yapılmalıdır. Yetki setleri tanımları şu ekran aracılığı ile incelenebilir.

        Tavsiyeler

        (1) Kurumlar için tavsiye edilen tüm kullanıcıların ve organizasyon şemasının tek bir noktada yönetilmesidir. Örneğin kullanıcı yönetimi AD üzerinde yapılıyor ise Organizasyon şemalarının da bu bölümde yapılması tavsiye edilir. Kullanıcıların yöneticilerini bulmak için Organizasyon şeması şart değildir. Kullanıcı ek özellikleri üzerinden de işlem yapılabilir. Kullanıcı ek özellikleri için şu sayfa incelenebilir.

        (2) Senkronizasyon esnasında birden fazla kaynaktan bilgi toplanabilir. Örneğin kullanıcı bilgileri Aktif Dizin üzerinden alınırken Organizasyon Bilgileri IK sisteminden alınabilir. Burada dikkat edilmesi gereken konu her 2 ortamda da tekilliği sağlayacak bir alan olmalıdır. Örneğin giriş adı her 2 tarafta da aynı olmalıdır.

        (3) PaperWork kullanıcıları giriş adı (LOGIN_NAME) ile ayrıştırır. Zaman içinde farklı kullanıcıların aynı giriş adına sahip olması durumunda her 2 kullanıcı da tek kullanıcı olarak görünür. Bu nedenle kullanıcı giriş adı sistem hayatı boyunca tekil olmalıdır.

        (4) Kullanıcı ek bilgileri ve kullanıcıların hangi kaynaklardan nasıl senkronize edileceği tüm mimari göz önünde tutularak planlanmalıdır. Bu amaçla kurum 1-3 yıl içinde uyarlanmasını planladığı tüm iş akışlarını da göz önünde bulundurarak bir mimari kurması tavsiye edilir.

        What's Next