PaperWork Nedir?

Paperwork Nedir?

PaperWork, içerik ve süreç yönetimine çözümler getiren, güncel teknoloji ve müşteri beklentileri doğrultusunda sürekli gelişen bir yazılımdır. 

PaperWork platformu, süreçlerinizi ve dokümanlarınızı dijital ortamda yönetmenizi sağlar ve kâğıt formlarını ortadan kaldırır. Hem masaüstü hem de mobil ortamlardan işleri yönetmenizi mümkün kılar. Platform, işlerin çalışanlar arasında iş yüküne göre dağıtımını yapar ve yapılma sürelerini ölçer. İşlerin anlık takibi ve süreç performansının ölçülmesi, firmanıza çeviklik kazandırır. Ayrıca süreçlerin sorunlu noktalarını tespit ederek düzeltmeler yapmanızı ve kaynak planlaması yaparak çalışanlarınızın zamanını en verimli şekilde kullanmanızı sağlar.

Platform, belgelerin yetkili kişiler tarafından görüntülenmesine ve revize edilmesine izin verirken yetkisiz kişilerin belgelere erişmesini engeller. Aynı zamanda kurum içinde belgelerin paylaşılmasını ve onay işlemlerinin yönetilmesini sağlar. Bu sayede belgelerin güvenli bir şekilde yönetilmesi ve iş akışının daha hızlı ve düzenli olması sağlanır.

PaperWork platformu, iş süreçlerinizi dijital ortama taşıyarak verimliliği artırır, belgelerin güvenliğini sağlar ve işlerin izlenmesi ve performansın ölçülmesini kolaylaştırır. Şirketiniz için zaman ve kaynak tasarrufu sağlayarak, daha etkili bir çalışma ortamı oluşturmanıza yardımcı olur.

PaperWork'ün avantajlarını şu şekilde sıralayabiliriz :

• Bölümler arası görev dağılımı, yetki ve sorumluluk alanları, iş süreçleri ile birlikte tüm faaliyetlerin dijital ortamda takip edilmesi iletişimi kuvvetlendirir, müşteri memnuniyetini arttırır, maliyet ve zaman kayıplarının önüne geçer.
• Çeşitli işler için farklı uygulama kullanma durumunda, süreçlerin uyarlanmasının ve değişiklik yapılmasının çok maliyetli olduğu bilinmektedir. Ancak Paperwork yüksek entegrasyon kabiliyeti sayesinde tüm platformlarla iletişim kurup veri alışverişi yapabilir.
• Elektronik posta ve telefon trafiğini düzenler, yönetimin işini kolaylaştırır, işleri hızlandırır, maliyetleri düşürür. 
• İşlerin izlenmesini ve anlık olarak takibini gerçekleştirir.
• Pazardaki değişimlere, süreçler üzerinde kolayca yapılan değişikliklerle hızlıca adapte olunmasını sağlar.
• Dosya sunucularını ortadan kaldırır. Doğru zamanda, doğru belgelere ulaşmanıza imkan tanır. Bilgiye ulaşmak için harcanan zaman kayıplarının önüne geçer, bunun yerine çalışanlar işlerini yapmaya odaklanabilirler.

İş Süreçleri Yönetimi (BPM - Business Process Management)

İş Süreçleri Yönetimi, optimum verimlilik ve üretkenlik sağlamak için bir kuruluşun mevcut iş süreçlerini yeniden şekillendirmeye odaklanan stratejik bir yaklaşımdır. Bunu bir kuruluşun mevcut durumdaki uçtan uca süreçlerini tarif edip ardından süreç haritalarında eylemleri veya adımları belgeleyerek gerçekleştirir. BPM yazılımı ise, bir kuruluşun projelerinin tamamlanmasını kolaylaştırmak, iyileştirmek ve düzenlemeye yardım etmek için çeşitli araçlar sağlayan temel omurgadır.

Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM - Enterprise Content Management)

Kurumsal içerik yönetimi, kurumsal süreçlerle ilgili içerik ve dokümanların bulunması, tanımlanması, yönetilmesi, depolanması, korunması ve kullanıma sunulması için kullanılan araçlar, yöntemler ve stratejiler bütünüdür. Kurumsal içerik yönetimi, dijital dönüşümünü gerçekleştirmek isteyen her kurum için kritik öneme sahiptir. 

İş Akış Yönetim Sistemi (WFMS - Work Flow Management System) 

İş akışı yönetim sistemi, genellikle bir akış diyagramı biçiminde, belirlenmiş görev dizisi oluşturmanıza ve izlemenize olanak tanıyan araçtır. Bu diyagramlar genellikle ayrıntılı değildir, ancak birisinin talimatları izlemesi ve görevi verimli bir şekilde gerçekleştirmesi için yeterli bilgiyi içerir.

WFMS ve BPM Arasındaki Farklar

İş akışı yönetimi ile iş süreci yönetimi arasındaki temel fark, iş akışı yönetimi araçlarının çok daha fazla kişileri ve belgeleri organize etmeye ve doğru adımların doğru zamanda ve doğru sırada takip edilmesini sağlamaya yönelik olmasıdır. İş akışı yönetim sistemleri, insanlar ve yazılım sistemleri arasındaki etkileşimleri koordine eder. BPM sistemleri, bir organizasyondaki tüm kaynaklar arasındaki etkileşimleri koordine eder.
BPM sistemleri çok daha karmaşıktır ve tüm departmanlar ve harici kaynaklar arasındaki etkileşimleri gösterir.

 Elektronik Form Nedir?

Elektronik formlar, form işleme sırasında verileri yakalamak, doğrulamak ve göndermek için tasarlanmış çevrimiçi web sayfaları veya elektronik belgelerdir. Elektronik formlar (e-formlar), kağıt formların yerini alırlar ve daha verimli bir şekilde formların işlenmesi için verileri yakalama, doğrulama veya bir alıcıya gönderme için tasarlanabilirler. 

PaperWork’ün elektronik formları, bilgiyi kolaylıkla dijital ortamda toparlamanızı, süreç içerisinde işlem görmesini ve izlenmesini sağlar. Kağıt veya elektronik formattaki doküman ile işlem yapmanın verimsizliğini ortadan kaldırır. Formlar ile toplanan veriler kolaylıkla raporlanır. ERP, CRM, Finans ve bunun gibi uygulamalarla entegre olarak çalışır. Kolaylıkla veri alışverişinde bulunur. Elektronik formlara web üzerinden veya mobil ortamlardan erişilebilir. İş yapma şekliniz tamamen değişir. Dijital dönüşüm, kağıtsız ofisi mümkün hale getirir.

Elektronik formların sunduğu bazı avantajlar şu şekilde sıralanabilir :

Doğruluk : Kağıt formlardan farklı olarak, elektronik formlardaki veri giriş kontrolü ile hatalı giriş azalır, doğruluk oranı yüksek veriler elde edilir.

Raporlama : Elektronik form üzerinde toplanan verilerden doğru karar vermenizi sağlayacak ve karşılaştırmalar yapabilecek raporlar üretilir.

Ulaşılabilirlik : Elektronik formlara mobil ve web uygulamasından her zaman (7/24) ulaşıp işlem yapılabilir.

Verimlilik : Toplanan veriler Paperwork'e depolanır, raporlanır, onay ve diğer işlemler için iş akışına sokulur.

Maliyet Düşürme : İşlem zamanını düşürür, hataları azaltır, depolama, dağıtım, paylaşım ve baskı maliyetlerini ortadan kaldırır.

Kolaylık : Sürükle bırak ile elektronik formları tasarlamak ve kullanmak çok kolaydır.

İşlem süresi : İş akışına sokulan elektronik formlar işlem süresini kısaltır, hizmet kalitenizi yükseltir.

Sorunlu Adım : İş akışında elektronik formun takıldığı adım tespit edip, kolaylıkla iyileştirme yapılabilir.

Otomasyon : Masaüstü veya mobil uygulamalardan veriler otomatik olarak elektronik formlara toplanır, performans artar.

Entegrasyon

Entegrasyon, farklı yazılımların ve uygulamaların birbirleriyle konuşmasıdır. Entegrasyon işlemiyle bir uygulama diğerinden veri okuyabilir, kendi verisini diğerinin veri tabanına yazabilir veya bunların ikisini aynı anda gerçekleştirebilir.

Kurumlar, ihtiyaçları doğrultusunda farklı uygulamalar kullanabilmektedir. Süreçler, çoğu zaman bir uygulamada başlayıp, başka uygulamada devam etmektedir. Eğer uygulamalar birbirleriyle konuşmuyorsa, aradaki işlemler manuel olarak yapılmakta, bu nedenle hata riski artmakta ve takibi zorlaşmaktadır. Bu durum işlerin aksamasına, verimsizliğe, zaman ve enerji kaybına neden olmaktadır.

Birbirleriyle konuşan uygulamalar;

• Şirketlerin kaynaklarını verimli kullanmasını sağlar
• Hataları azaltır, müşteri memnuniyetini yükseltir
• İş takibini kolaylaştırır ve ölçülmesine olanak sağlar
• Verimliliği arttırır

PaperWork, uygulamalarla kolayca entegre olur, süreç verilerini alır, iş akışını çalıştırır, akış sırasında diğer uygulamalarla veri alış verişinde bulunur. Böylece süreçlerin, uygulamalardan bağımsız olarak kesintisiz çalışmasını sağlar. Paperwork, uygulamaların önünde gelişmiş elektronik formları ile mobil veya diğer ortamlardan, kullanıcıların işlerini yapmalarını sağlar. Arka planda ise Paperwork entegrasyon katmanı, diğer uygulamalarla konuşarak veri alış verişinde bulunur. Bu sayede kullanıcılar sadece işlerine odaklanırlar. İşlemleri yapmak için farklı uygulamalara giriş yapmak zorunda kalmazlar.

Paperwork kullanıcıları tüm süreçleri yönetebilirler. Çünkü Paperwork, web servisi, veri tabanı bağlantısı, metot tanımlamaları, SDK gibi sektörce kabul edilmiş çeşitli yollar kullanarak her sisteme entegre olabilir.  Tek gereklilik diğer sistemlerin paylaşıma hazır olmasıdır. Bu sayede her platformla bilgi alışverişi yapabilir ve geniş kapsamlı bir entegrasyon sağlamış olur. Bunun dışında sistem içerisinde bulunan hazır konnektörler sayesinde, daha kolay bir veri alışverişinde bulunabilir.

Eğitimin Amacı Nedir ?

Amacımız müşterilerimizin bize ihtiyaç duymadan, süreçleri kendi kendilerine uyarlayabilir hale gelmesidir. Paperwork, kodlama ile uyarlamayı ortadan kaldıran teknolojilere sahiptir. Bu sayede müşterilerimiz süreçleri kendileri tasarlayabilmektedirler. Parametrik yapıda çalışan, form sihirbazı ve BPMN 2.0 (İş Süreçleri Yönetimi Notasyonu) akış tasarım aracı ile en karmaşık süreçleri, formları bize bağımlı olmadan kendiniz de oluşturabilirsiniz. Bu amaçla kurulan ”Baykuş Akademi Eğitim Merkezi" mizde, online eğitimler ile müşterilerimizin içinden PaperWork uzmanları yetiştirilmektedir. Konu ile ilgili yapılacak sınavlarda başarı elde eden katılımcılarımıza uzmanlık sertifikaları verilmektedir.