Contents x
        Elektronik Posta Tanımları
        • 07 Jun 2024
        • 5 Minutes to read
        • Dark
          Light
        Contents

        Elektronik Posta Tanımları

        • Updated on 07 Jun 2024
        • 5 Minutes to read
        • Dark
          Light
        Article summary

        PaperWork mimarisi aşağıdaki durumlarda elektronik posta ile ilgili kullanıcıların uyarılmasını sağlar;

        1. Sistemde oluşacak herhangi bir anormalikte veya oluşan bazı aksiyonlarda ilgili kişileri uyarır. Bu uyarıların içeriği ve alıcı adresleri Uyarı Tanımları sayfasında açıklanmıştır.
        2. Son kullanıcı yetkisi dahilinde doküman yönetim sistemi içindeki belgeleri veya belge kısa yollarını elektronik posta yardımı ile iç veya dış kullanıcılara gönderebilir. Bu yapı hakkında detaylı bilgi Belge sayfasından incelenebilir.
        3. İş akışlarında Elektronik posta ve manuel adım aktivitesi ile elektronik posta gönderilebilir.
        Elektronik Posta Hesabı
        PaperWork mimarisinde birden fazla posta gönderim hesabı tanımlanabilir. Bunlardan 1 tanesi varsayılan hesap olmak zorundadır. Elektronik postalar varsayılan hesap üzerinden gönderilir. Diğer tanım yapılabilen bölümlerde gönderim hesabı seçilebilir.
        Bunun amacı değişik akışlarda değişik elektronik posta hesabı kullanabilmektir. Örneğin insan kaynakları ile ilgili süreçlerde IK@paperwork.com.tr gibi bir adres kullanılırken finans departmanı süreçlerinde finans@paperwork.com.tr gibi bir adres kullanılabilir. Bu durumda kullanıcı gelen postaların gönderen kısımlarından yapılan işi ayırt edebilir.
        Platformlarda Posta Gönderimi
        Tüm platformlarınızda elektronik posta gönderimi için aynı hesapları kullanabilirsiniz. Bu durumda gönderilen postalarda konu bölümünde platformun adı yazılır. Örneğin geliştirme platformundan gönderilen bir elektronik postada konu bölümünde "[Dev]- konu..." yazar.

        Elektronik Posta Tanımlama

        Yeni bir elektronik posta hesabı tanımlamak için, Üst menüde bulunan Yeni butonuna basınız. Bunun sonucunda tanımlama detaylarını içeren bir Detay sayfası açılacaktır. 

        Her bir adımın açıklaması şu şekildedir;

        Adı : Elektronik posta tanımlamasına verilecek isimdir. 

        Varsayılan Hesap : Özellikle bir hesap belirtmediğimiz bölümlerde programın hangi elektronik posta hesabını varsayılan olarak kullanılacağını belirtir. Yalnızca bir tane varsayılan hesap seçilebilir. Mutlaka bir adet varsayılan hesap olmalıdır.

        Sunucu : Elektronik postanın hangi sunucudan gönderileceği bilgisidir.

        Port : Elektronik postanın hangi port üzerinden gönderileceği bilgisidir.

        Güvenli Bağlantı Seçeneği : İstemci ile mail sunucusu arasındaki güvenli bağlantının ne şekilde sağlanacağını gösterir.

        Varsayılan Kimlik Bilgilerini Kullan : Bu seçenek kullanıldığında kullanıcı adı ve şifre alanları kapatılır ve yeni isim ve şifre girilemez. Varsayılan kimlik bilgilerini kullan seçeneği seçildiğinde elektronik posta hesabını göndermek için Paperwork E-Posta sunucusu servisinin çalıştırıldığı ana bilgisayar/domain kullanıcı adı ve şifresini kullanır.

        Kullanıcı Adı ve Şifresi : Eğer varsayılan kimlik bilgileri işaretlenmedi ise, elektronik posta hangi kullanıcı ile gönderilecek bilgisi girilir. Şifre bu alanda maskelenir.

        Güvenli Bağlantı : Eğer sisteminiz destekliyorsa ve kullanmayı tercih ediyorsanız güvenli bağlantı (SSL) seçebilirsiniz.

        Relay Aktif : Eğer SMTP sunucusu aktarmaya (relaying) olanak sağlıyorsa relay aktif seçeneğini seçebilirsiniz. Bu durumda bundan sonraki gönderen adı ve gönderen elektronik posta tanımlaması pasif olur ve sunucu tarafındaki tanımlara göre elektronik posta gönderilir. Eğer relay aktif seçeneği tercih edilmezse gönderen adı ve gönderen e-posta alanları aktif olur ve burada belirlenen tanımlara  göre elektronik posta gönderimi yapılır.

        Gönderen Adı ve E-Posta : Relay aktif alanı seçildiğinde, kullanılabilir. Elektronik postada görüntülenecek ad ve hangi hesaptan gönderileceği belirtilir.

        Test E-Posta Adresi : Üretim ortamı hariç diğer ortamlarda özel tanımlanan bir alandır. Bu alana girilecek hesaba tüm elektronik postalar iletilir.

        Test Elektronik Posta Adresi
        Eğer bu alan boş ise, gönderim normal çalışır. Test yapılırken manuel adım mesaj özelliği veya elektronik posta aktivitesi içerisinde ekli olan kullanıcı adreslerine iletilir.

        Bu alan dolu ise Paperwork’ten gönderilen tüm e-postalar sadece bu e-posta adresine gider. Bunun amacı geliştirme yapılırken yapılan testlerde kullanıcılara test e-postası gitmesini engellemek içindir. E-postalar tarihçe ve e-posta raporlarında manuel adım mesajı veya e-posta aktivitesi içinde ekli olan gerçek kullanıcı adreslerine gitmiş şekilde görüntülenir.

        Gönderi Durumları
        Sistem Raporları içinde bulunan Elektronik Posta raporu ile gönderilen tüm gönderiler durumuna göre listelenebilir, seçilen postalar tekrar gönderilebilir.

        Elektronik Posta Hesabı Test Etme

        Test edilecek e-posta hesabı seçilir ve menüden Test tuşuna basılır. İşlem başarılı ise ekranın sağ alt bölümünde işlemin başarılı olarak gerçekleştiğine dair bir mesaj görüntülenir.

        Test Butonu
        Bu butona tıkladığımızda oturum açılan kullanıcıya test e-postası gider. Örneğin Ali Kul kullanıcısı ile oturum açtık ve test butonuna tıkladıysak eğer bu kullanıcının "Kullanıcılar" tanım ekranında kayıtlı e-posta adresi ne ise ona e-posta gider. E-posta raporuna yansımaz ve üst bölümde anlatılan test e-posta tanımından etkilenmez.



        Bu mesajdan sonra test işlemini yapan kullanıcının e-posta kutusuna aşağıdaki gibi mesaj gelecektir.

        Elektronik Posta Hesabı Kopyalama

        Bir e-posta tanımı seçerek Kopyala tuşuna basılır. Bu işlemden hemen sonra yukarıdaki menüde sadece Kaydet seçeneği kalır ve sağ bölümde detaylar görüntülenir. Detay menüsündeki isim kopyalanan e-posta hesabı olarak kalmaz, buraya Yeni ifadesi gelir. İstenen değişiklikler yapıldıktan sonra yeni bir isimle kaydedebilir ve bu şekilde yeni bir e-posta hesabı oluşturabilirsiniz.

        Elektronik Posta Hesabı Düzenleme

        Bir e-posta tanımı seçerek Düzenle tuşuna basılır. Kopyalama işleminden farklı olarak burada e-posta ismi aynı şekilde kalır. İstenen değişiklikler yapıldıktan sonra kaydedilerek düzenleme işlemi tamamlanır.

        Elektronik Posta Hesabı Silme

        Bir e-posta tanımı seçerek Sil tuşuna basılır. Silme işleminden emin olduğunuzu kontrol etmek için bir uyarı penceresi açılacaktır. Eminseniz tamam tuşuna tıklayarak silme işlemini tamamlayabilirsiniz. Hesap tanımı bu şekilde sistemden kaldırılacaktır. 

        Varsayılan hesap silinemez. Silebilmek için önce başka bir hesabın varsayılan hesap olarak tanımlanması gerekir.

        Dikkat
        Burada dikkat edilmesi gereken konu, sistemde tanımlı olan bir posta hesabı silinip yenisi tanımlanırsa, süreç taslaklarında e-posta aktivitelerinde ve manuel adım e-posta desteği kısımlarında, yeni tanımlanan hesap seçimi gerçekleştirerek kaydedilip yayınlanmalıdır. Hesap adı aynı verilse bile bu işlem yapılmalıdır. 

        Elektronik Posta Şablonu

        Elektronik Posta alt sekmesinin iki alt sekmesinden biri olan Şablonlar alt sekmesi herhangi bir elektronik posta şablonunun, oluşturulduğu, kopyalandığı, düzenlendiği ve silindiği yerdir. 

        Paperwork platformu kullanılarak e-posta gönderirken kullanılacak şablonların tasarlanması için sistem yöneticilerine Paperwork tarafından sağlanan bir olanaktır. Şablon tanımı içerisinde tip verileri kullanabilir. Örneğin; kabinet göndermek için tasarlanmış olan bir şablon mesaj konu kısmında ve mesajın yazıldığı kısımda tip alanları kullanabilir. Bu durum içeriklerle ve iş akışlarıyla ilişkili olan e-postalar için de geçerlidir. 

        Şablonlarda veri Formatlama
        Posta şablonunda kullanılan tip alanları için formatlama yapılabilir. Bunun için Elektronik Posta Aktivitesi incelenebilir.
        Elektronik Posta Gönderimi
        Gönderim Content Server aracılığı ile yapılır. Teknik mimari şu sayfadan incelenebilir.

        Şablon İçerisinde İmaj Kullanımı

        Elektronik posta şablonuna imaj sadece URL üzerinden eklenebilir. İmaj dosyasının PaperWork WEB uygulamasının çalıştığı IIS dizinlerinde bulunması gerekir. IIS üzerindeki PaperWork uygulamasının bulunduğu diskte dizin yolu genelde C:\Paperwork ile başlar. Bu dizinin altındaki content klasörü imaj dosyalarının bulundurulması için uygundur. 

        Örneğin C:\PaperWork\Content\Images\ dizini altına logo.png dosyasının eklendiğini düşünelim. 

        Bu durumda posta şablonunda kullanılacak URL şöyle olmalıdır; "https://<sunucuadı>/Content/Images/logo.png"

        Önemli Bilgi
        Şablona ekleme yapmadan önce tarayıcıdan direk bu adrese erişim olup olmadığını kontrol ediniz.

        Şablona ekleme yapıldığı durumda imaj şablonun içine gömülür ve URL ile ilişkisi kalmaz. Bu nedenle taşıma yapılacak olan platformda da aynı adreste bu imajın bulunmasına gerek olmaz.
        Web üzerinde herhanhi bir URL üzerinden imaj Ekleme
        Bir web uygulamasının başka bir sunucu üzerindeki imajlara erişimi güvenlik açığı olarak görülür ve CSP(Content Security Policy) tarafından engellenir. Bunu sağlamak için ilgili policy ayarlarını yapmak gerekir. Bunun yerine ilgili imajın PaperWork IIS sunucusunda olmasına dikkat edilmelidir.

        Elektronik Posta Gönderim Hataları

        Detaylı bilgi için şu sayfa incelenebilir.

        What's Next