Contents x
        Aktivite - Manuel Adım
        • 07 Aug 2024
        • 11 Minutes to read
        • Dark
          Light
        Contents

        Aktivite - Manuel Adım

        • Updated on 07 Aug 2024
        • 11 Minutes to read
        • Dark
          Light
        Article summary

        Manuel Adım Aktivitesi

        Manuel Adım aktiviteyi gerçekleştirecek kullanıcı ya da gruplar için kullanılır. Manuel adımın bir girişi ve bir çıkışı vardır. Birden fazla giriş ve çıkış yapamaz. Manuel adım için tanımlamalar bölümünde aşağıda gösterildiği gibi sekmeler bulunur.

        Genel

        Aktivitelerin genel özelliklerine şu bölümden erişilebilir.


        Aktivite Adı
        Manuel Aktivite isimleri ile o adımda çağrılacak elektronik form isimlerinin aynı olması tavsiye edilir. Bu durumda hangi adımda hangi elektronik formun kullanıldığı daha kolay bulunabilir. Tüm süreçteki tüm aktivite isimlerinin anlamlı ve tekil verilmesi tavsiye edilir.

        Özellikler

        Organizasyon Şeması: Her akışın bir organizasyon şeması bulunur ve akış özellikleri sekmesinden değiştirilebilir. Her manuel aktivitenin ayrıcaOrganizasyon şeması belirlenebilir. Eğer organizasyon şeması farklı verilirse sadece o adım kendi Organizasyon şeması ile diğerleri akışın organizasyon şeması ile çalışır.

        Elektronik Form: Bu adımda kullanılacak elektronik formun seçildiği bölümdür. Sadece o akış tipine ait olan formlar listelenir.

        Bitirme Şekli: Akışın bu adımının nasıl bitirileceğini ifade eder.

        Eğer bitirme şekli Ekran ise son kullanıcı ekranında default bitirme butonu belirir.

        Eğer bitirme şekli Form ise yukarıdaki ikon belirmez, formda kullanılan tuşlar yardımı ile akış bitirilir. Aşağıda elektronik form ile bitirmeye bir örnek gösterilmiştir.


        Gösterim

        Notları Göster: Akış esnasında notlar sekmesi kullanılarak not alınabilir. Bu seçenek yardımı ile o adımda akış noktarının görüntülenebileceği ve eklenebileceği belirlenir.

        Diyagramı Göster: Son kullanıcı ekranında Akış diyagramı dahil tüm tarihçenin olduğu sekmenin görüntülenip görüntülenmeyeceği belirlenir.

        Eklenti varsa göster: Eğer akış eklentili bir akış ise eklentilerin bu adımda gösterilesi isteniyor ise işaretlenmeli, aksi durumda işaret kaldırılmalıdır.

        Eklentilerin kullanıcı yetkileri ile gösterileceği unutulmamalıdır.

        Yönlendirmeyi göster: Bu özellik uzman kullanıcılar için tasarlanmıştır. Bu seçenek ile aşağıda gösterilen tuş son kullanıcı ekranında aktif olur. Bu tuşa basılması ile beraber o iş adımının yönlendirilebileceği iş adımlarının listesi gelir.  

        Yönlendirme
        Yönlendirme sadece doğrusal yapılabilir. Bu nedenle paralel iş adımlarında sadece o paralel bölümler içinde yönlendirme yapılabilir.

        İş Akışı Yönetimi ekranından yönetici kullanıcısının akış ve adımı seçilerek bu adımı başka bir adıma yönlendirmesi mümkündür.
        Manuel Adımın Yerine Getireni Grup Olması Halinde Atama İşlemi
        Manuel adımın "Yerine Getiren" seçimi kullanıcı grubu ise grup içerisinde yer alan kişilere atama yapılamaz.


        İade Edebilir: Eğer akış adımı bir kullanıcı grubuna gelmiş ise "İlk gelen alır" seçeneği ile iş tüm grup kullanıcılarına geliyor ise grup kullanıcısı tuşunu kullanarak işi gruptan kendi üzerine alabilir. Eğer bu seçenek işaretli ise   tuşu kullanılarak akış tekrar gruba iade edilebilir.

        Ret Et  

        Atama yapılan kişi işlerim gelen ekranında akışı yalnızca  "Ret Et"  diyerek geri iade edebilir. Başkasına atama yapamaz.


        Başka Kullanıcıya Atayabilir: 

        Yetkin kullanıcılar için tasarlanmış bir özelliktir. Kullanıcı aşağıda gösterilen tuşa basarak gelen listedeki kullanıcılardan birini seçebilir, akışın bu adımının onun tarafından yapılmasını sağlayabilir.

        Yönlendirme Yapılabilecek Kullanıcı Listesi
        Bu liste veri tabanında PR_GET_DELEGATE_USER_LIST isimli prosedür tarafından oluşturulur. Bu prosedür akış bazında değiştirilerek özel listeler oluşturulabilir.

        İş Akışı Yönetimi ekranından yönetici kullanıcısının akış ve adımı seçilerek bu adımı başka bir kullanıcıya ataması mümkündür.

        Sohbet Başlatabilir: Son kullanıcının bu akış için yeni bir sohbet başlatıp başlatamayacağını belirler. Sohbet sekmesi altında daha detaylı açıklanmıştır.

        Ek Özellikler

        KEP Gönder: Bu özellik aracılığı ile bu iş adımında kullanıcının eğer lisansı var ise KEP göndermesi mümkündür. 

        EYP Oluştur: Bu özellik aracılığı ile bu iş adımında kullanıcının eğer lisansı var ise EYP oluşturup eklenti olarak eklemesi mümkündür.

        Yerine Getiren

        İlgili iş adımını yerine getiren kullanıcının seçildiği bölümdür. Birden fazla yöntem ile yerine getiren seçilebilir;

        Kullanıcı: Bu seçenek ile sabit bir kullanıcı seçilebilir. Seçim esnasında sağ bölümde tüm kullanıcıların listesi oluşur ve buradan bir kullanıcı seçilebilir. Bunlara ek olarak şunlar da seçilebilir;

        Önceki Kullanıcı: Bir önceki manuel aktiviteyi yerine getiren kullanıcıdır.

        Önceki Kullanıcının Yöneticisi: Bir önceki manuel aktiviteyi yerine getiren kullanıcının bu aktivitede belirli organizasyon şemasına göre 1nci seviye yöneticisini ifade eder.

        Akış Sahibi: Akışı başlatan kullanıcıyı ifade eder.

        Akış Sahibinin Yöneticisi: Akışı başlatan kullanıcının bu adımdaki organizasyon şemasına göre 1nci seviye yöneticisini ifade eder. 

        Grup: İlgili iş adımını yerine getiren bir kullanıcı grubu olabilir. Bu seçenek ile sağ bölümde sistemde tanımlı olan kullanıcı grupları listesi gelir.2 seçenek halinde olabilir;

        İlk Gelen Alır: Bu durumda iş adımı o kullanıcı grubundaki tüm kullanıcılara aynı anda gider. Eğer kullanıcılardan biri  tuşuna basar ise diğer tüm kullanıcıların işlerim ekranında akış kaybolur ve seçimi yapan kullanıcı devam edebilir.

        Dengeli Dağılım: Dengeli dağılımda akış verilen parametreye göre grup içindeki kullanıcılardan birine yönlendirilir. Seçenekler şunlardır;

        • Aktivite Bazında: Akış, diğer süreçleri ve adımları dikkate almadan iş akışının bu adımını yerine getiren kullanıcılar içinde şimdiye kadar en az iş adımını bitiren kullanıcıya yönlendirilir.
        • Grup Bazında: İş Akışı, o gruptaki tüm kullanıcılar içinde şimdiye kadar o adımdan en az iş akışı adımı bitiren kullanıcıya yönlendirilir.
        • Tüm Akışlarda: İş Akışı, o gruptaki kullanıcıların tüm akışlar bazında en az iş adımı yerine getiren kullanıcıya yönlendirilir.
        Grup
        Kullanıcı grubuna yeni atanan kullanıcının şimdiye kadar yaptığı akışların sıfır olduğu ve buna göre işlerin yönleneceği unutulmamalıdır.
        Grupta Yeni Kullanıcı
        Eğer grup üzerinde birikmiş akış var ise ve gruba yeni bir kullanıcı eklenir ise o grup üzerindeki akışlar aynı şekilde yeni eklenen kullanıcı da da görünür. Veya tam tersi, gruptan kullanıcı çıkartıldığında gruptan dolayı o kullanıcıya giden akışlar kullanıcı listesinden otomatik çıkartılır.
        Tip alanından seçim
        Grup seçimi listesinde bir tip alanı da seçilebilir. Bu durumda tip alanında uygun bir kullanıcı grubu adı (Yazı olarak birebir aynı) olması beklenir.

        Tip Alanı: İş Akışının alanlarından birisi yardımı ile yerine getirenin belirlendiği seçenektir. Tip alanı üzerinde kullanıcının giriş adı yazmalıdır. Bu seçenek ile sağ bölümde tip alanlarından yazı tipinde olanların listesi gelir, bunlardan uygun olan seçilerek işlem yapılır.

        Tip Alanı
        Kullanıcının LOGIN_NAME bilgisinin yazılı olması gerektiği unutulmamalıdır. Kullanıcı tam adı yazılarak çalışabilmesi de mümkündür, ancak birden fazla kullanıcıda aynı tam adı kullanılabildiğinden bu şekilde bir kullanım yapıldığında mükerrer kullanıcı adı olmamasına edilmelidir. Mükerrer kullanıcı tam adı olması halinde akış hataya düşecektir.
        Aynı şekilde kullanıcı tam adının daha sonradan değiştirilmesi halinde de akış hataya düşecektir.
        Bu nedenle login_name bilgisinin burada kullanılması daha sağlıklı olacaktır.

        Organizasyon Şeması: Bu seçenek ile sağ bölümde o adımın(akışın) organizasyon şemasındaki departmanların listesi gelir. Bunlardan birisi seçilerek akışın o kullanıcıya yönlenmesi sağlanır.

        Tip Alanı
        Departman seçimi de tip alanı üzerinden yapılabilir. Bu durumda tip alanı üzerinde uygun departman adının yazılı olması (Yazı olarak birebir aynı) beklenir.

        Bilet Kullanıcısı: Bu seçenek sayesinde iş adımı PaperWork kullanıcıları haricindeki kişilere de gönderilebilir. Bu seçenek işaretlenir ve sağındaki bulunan yazı alanına aktivite sahibi olarak atanacak kişinin Elektronik Posta adresi yazılır. Bu seçenek Elektronik Posta desteği ile birlikte kullanılabilir. Elektronik Posta desteği işaretli olmaz ise Elektronik Posta adresi yazılı olan kişiye ulaşmaz. Bilet kullanıcısı [FormData.TIP_ALAN_ADI] olarak dinamik şekilde ayarlanabilmektedir. Bu alana bir veya daha çok elektronik posta adresi girilebilir. Birden çok e-posta adresi girilmek istendiğinde her adres bilgisinden sonra noktalı virgül ";" simgesi kullanılmalıdır.

        Yukarıdaki görselde iki adet bilet kullanıcısı seçimi yapılmış olup her e-posta adresinden sonra araya noktalı virgül ifadesi kullanılmıştır.

        Bilet Kullanıcısı yukarıda belirtilen yöntemlere ek olarak seçilebilir. Yani iş adımı dahili bir kullanıcıya gelirken aynı anda bilet kullanıcısına gider. Bilet kullanıcısının hemen altındaki kutucuk aracılığı ile gönderilecek olan link için arzu edilen açıklama linki eklenebilir.

        Bilet kullanıcısı erişim adresi
        Bilet kullanıcısı erişim adresi doğru ayarlanmış olmalıdır. Parametre tanımları ekranında TICKET_HOST ve TICKET_PORT parametreleri incelenmelidir.
        Akış bilet kullanıcısı üzerinden ilerletmiş olsa bile ilerletme aksiyonu gerçekleştirildikten sonra yapılacak kontrollerde, akışın bilet kullanıcısı tarafından değil manuel adım yerine getireni tarafından ilerletildiğine dair bir mesaj alınır. 
        Yerine Getiren
        Yerine getiren kullanıcı aktif bir kullanıcı olmalıdır. Aksi durumda iş akışı hata alarak hata kullanıcısına yönlenir. Aktif olmayan bir kullanıcıdan dolayı akış hata alır ise İş Akışı Yönetimi ekranından akış başka bir kullanıcıya atanabilir. Veya akışın Yönetici Formu üzerinde bulunan (tasarlayacağınız) alanın değiştirilmesi ile doğru kullanıcının seçilmesi ve hata alınan adımdan devam etmesi sağlanabilir.

        Bilgi

        PaperWork iş adımları herhangi bir kullanıcıya gittiğinde başka kullanıcılara da bilgi amaçlı iş adımını gönderebilmektedir. Bu bölümde bilgilendirmenin nasıl yapılacağı ve kimlere bilgilendirme yapılacağı belirlenir.

        Bilgi Formu:Bilgilenme amaçlı akışın gönderileceği kullanıcıya hangi elektronik form ile gönderileceği buradan seçilir. Bilgilendirme formunda kayıt yapılamadığı, bu nedenle tüm alanların salt okunur olması gerektiği unutulmamalıdır.

        Bilgilendirme Yapabilir: Bilgilendirmenin yapıldığı kullanıcının seçimi ile başka kullanıcılara bilgilendirme yapılıp yapılmayacağı belirlenir.

        Kullanıcı Sonlandırabilir: Kullanıcı kendisine gelen bilgi akışlarını bilgi adımını bitir tuşu ile bitirebilir.

        Elektronik Posta Gönderilsin: Bilgilendirme ile beraber kullanıcıya elektronik posta gönderilerek bilgilendirme akışının geldiği konusunda uyarı yapılır.

        Sonlanma: Bilgi adımının sonlanması 3 şekilde belirlenebilir;

        Adım Sonunda: İlgili iş adımı yerine getiren tarafından bitirildiğinde bilgilendirmeleri de otomatik olarak bitirilir.

        Akış Sonunda: İlgili akış bittiğinde ve iptal edildiğinde bilgilendirme aktiviteleri de otomatik olarak bitirilir.

        Bilgilendirme Bitiş Adımında: İş akışında kullanılan bilgilendirme bitiş adımına akış geldiğinde yapılan bilgilendirmeler otomatik olarak bitirilir.

        Kullanıcı Seçimi;

        Yukarıda da görüldüğü gibi tüm kullanıcı seçme yöntemleri ile birden fazla bilgilendirilecek kullanıcı seçilebilir.

        Bilgi Adımı Kullanıcıları
        Kullanıcılar aktif olmalıdır ve tip alanı seçiliyor ise tip alanında kullanıcının giriş adı yazmalıdır.

        Elektronik Posta














        PaperWork manuel adım aktivitelerindeki elektronik posta desteği sayesinde işlerinizi daha hızlı ve kolay bir şekilde yürütebilirsiniz. Bu özellik, hem bilgi paylaşımı hem de iş akışının ilerletilmesi için size esneklik sunar.

        Elektronik posta, yerine getiren için bilgi amaçlı olabildiği gibi Aksiyonlar bölümünde yapılan tanıma göre de akış adımının ilerletilmesi de sağlanabilir.

        Hesap Adı: Sistemde tanımlanan elektronik posta hesaplarından birini seçerek gönderim yapacağınız adresi belirleyebilirsiniz. 

        Taslak Adı: Daha önce oluşturulmuş elektronik posta şablonlarından birini seçerek zaman kazanabilirsiniz. 

        Mesaj: Seçtiğiniz şablonda konu ve içerik kısımlarını düzenleyebilirsiniz. Akış verilerini kullanarak kişiselleştirilmiş mesajlar oluşturabilirsiniz. Örneğin, [FormData.ALAN_ADI] şeklinde yazdığınızda, ilgili alanın değeri otomatik olarak e-postaya eklenecektir.  Şablonlar içinde tip alanlarının ve diğer akış verilerinin kullanımı ve verilerin formatlanması ile ilgili Elektronik Posta aktivitesinde daha fazla bilgi bulunur.











        Taslakda Akış alanları
        Akış alanlarının yazımı esnasında hata yapılır ise akış bu adımda hata alır ve hata kullanıcısına yönlendirilir. Bu nedenle yazım esnasında dikkat etmek gerekir. Özellikler öncesinde ve sonrasında boşluk bırakılmamasına özen gösterilmelidir.


        Eklentileri Gönder: Bu seçenek ile akışın ekinde bulunan belge/belgeler de akışa eklenerek gönderilir. 

        Eklenti Seçimi
        Eklentilerin gönderildiği durumda tüm eklentiler gönderilir ve bir seçim yapılamaz. Eğer gönderilecek elektronik postada sadece belirli belgelerin eklenmesi isteniyor ise bu aktivite ile veya elektronik posta aktivitesi ile gönderilemez. Bu durumda makro aktivitesinde kodlama ile posta gönderilebilir.
        Makro aktivitesinde geliştirme katmanı ile posta gönderildiğinde Manuel aktivitede olduğu gibi aksiyon linkleri eklemek mümkün değildir.
        Kime: Elektronik postanın kime gideceğinin belirlendiği bölümdür. Sahibi veya Tip alanı olarak seçilebilir. Sahibi durumunda o adımı yerine getiren kullanıcının sistemde tanımlı olan elektronik posta hesabına gönderim yapılır.  Bazı durumlarda elektronik posta adresinin başka bir adrese gönderilmesi talep edilebilir. Bu durumda veri tip alanından seçilir. Seçilen tip alanında geçerli bir elektronik posta adresi bulunmalıdır. 
        Kime
        Eğer kullanıcı seçiminde kullanıcının sistemde elektronik posta adresi yok ise veya seçilen tip alanı üzerinde geçerli bir elektronik posta adresi yok ise akış hata alır ve o iş adımının hata kullanıcısına gönderilir.

        Statik Aksiyonlar: Elektronik postanın alt bölümüne Onay/Ret gibi linkler eklemek mümkündür. Bunun için bir tip alanı seçilir. Görüntülenecek kısa yol aksiyon bölümünde, seçilen tip alanına atanacak değer Değeri bölümünde yazılır. Açıklama bölümünde ise açıklamanın yazılacağı tip alanı seçilir. Örneğin yukarıdaki şekilde görünen tanımlara göre ONAY tip alanı kısa yollar için kullanılmış, Onay seçeneğine tıklandığında tip alanına T yazılarak akış bitirilmiş, Ret seçeneğine tıklandığında ONAY tip alanına F yazılmış, ekrana ayrıca açıklama girilebilecek bir kutu çıkartılmış, girilen açıklamanın da RED_NEDENİ alanına yazılarak iş adımının bitirilmesi sağlanmıştır.

        Tablo Aksiyonları: Eğer tip üzerinde grup var ise ve bu grup üzerindeki veriler gösterilerek onaylanacak ise bu bölüm kullanılır.

        Tablo: Burada görüntülenecek grup seçilir. Seçim ile sağ tarafta grup içindeki tüm yazı alanları görüntülenir. Bu yazı alanlarında görüntülenecekler teker teker seçilerek işaretlenir.

        Başlık Alanı: Bu grup içindeki yazı alanlarından altı çizilerek kısa yol olarak gösterilecek alan seçilir.

        Açıklama: Eğer statik aksiyonlarda olduğu gibi kısa yola tıklandığında bir açıklama alanının doldurulması ve daha sonra akışın ilerlemesi isteniyor ise bu seçenek kullanılır.

        Aksiyonlarda Alanlar
        Statik ve Tablo aksiyonlarında sadece yazı alanları kullanılabilmektedir.
        Aksiyonlarda buton görüntüleme
        Bazı durumlarda elektronik posta aksiyonlarında buton görüntülemek istenilebilir. Aksiyon bölümüne HTML yazmak mümkündür. Örneğin;

        <button style=background-color:green;color:white;border-color:green;width:200px;height:30px>Onay</button><br>

        <button style=background-color:red;color:white;border-color:red;width:200px;height:30px>Ret</button><br>

        Seçenekler bu bölümlere yazılabilir. Bu durumda elektronik posta üzerinde link yerine tuşlar oluşur.


        NOT: MS Outlook güvenlik nedeniyle yukarıdaki kullanıma izin vermez. Bu kullanım MS Outlook haricindeki elektronik posta okuyucularında geçerli olabilir.

        Zamanlayıcı

        İş aktivitelerinde manuel iş adımları bir zamanlayıcı vasıtası ile otomatik olarak bitirilebilir, bitirme esnasında ihtiyaç var ise bir tip alanına ihtiyaç duyulan değer atanabilir.

        Tetiklenme Süresi:

        Sabit : 2 seçenek üzerinden sabit değer belirlenebilir. "Akış adımına geldiği zaman" demek iş akışının o adıma geldiği anı kasteder. "Akış adımının kullanıcıya atanma zamanı" ise eğer o adım bir grup akışı ise ve kullanıcı üzerine alıyor ise çalışmaya başlar. Eğer iş adımı kullanıcıya normal yollar ile geliyor ise bu iki süre aynıdır.

        Tip Alanı: Bu seçim ile akışın tipinde bulunan TarihSaat alanlar listelenir. Bunlardan birisi seçilerek kullanılabilir. Bu seçim daha önceki adımlarda kullanıcının üzerinde bu adımın bulunabileceği süre hesaplanarak atanması için kullanılır. Örneğin bir makro adımında müşterinin tipine göre 30,60,90 dakika bekleme süreleri (SLA) vermek istediğinizi düşünelim. Bu durumda makro adımında bu süre hesaplanarak bir TarihSaat alanına yazılır ve bu bölümde kullanılır.

        Ek Süre: Verilen başlangıç tarihinin üzerine süre verilecek ise bu alana dakika cinsinden yazılabilir.

        Akış yönetimi durum filtresi ekranındaki   Zamanlayıcı İşlem Tuşu

        Paperwork programında bulunan işlem tuşları, durum filtresi ekranlarında farklı şekillerde kullanılabilir. Bir akış seçtiğinizde, akışın türüne bağlı olarak bazı işlem tuşları aktif hale gelir. İşlem tuşları ile işlem yapıldığında bir açıklama alanı çıkar. Bu açıklama, akışın tarihçesine kaydedilir ve daha sonra bilgi tuşu ile görüntülenebilir.

        Örneğin, zamanlayıcı vasıtası ile otomatik bitirilen bir manuel iş adımının akış tarihçesi aşağıdaki gibidir.



        Tip üzerinde alan güncellemesi yap: Eğer bu adım bittikten sonra adımın zamanlayıcı ile bitip bitmediği kontrol edilecek ise bu atama yapılır. Örneğin elektronik form üzerinde Onay tuşuna basıldığında Onay alanına T, Ret tuşuna basıldığında Onay alanına F, zamanlayıcı ile bitiyor ise Onay alanına Z değerini atadığınızı düşünelim. Bu adımdan sonra karar nesnesinde her 3 durum için akışın değişik yollardan gitmesi sağlanabilir.

        Tetiklenme Süresinin hesaplanması 
        Zamanlayıcı aktif edildiğinde Tetiklenme Süresine girilen değer Takvim tanımlamalarından bağımsız çalışacaktır. Girilen süre bittiğinde akış bir sonraki adıma ilerler.  

        KPI Ölçüm

        Manuel aktiviteler için KPI ölçümü yapılabilir. KPI Bitiş aktivitesine benzer bir yapısı bulunur. Farkı KPI ölçümünde başlangıç olarak aktivitenin "Akış adımına geliş zamanı" kullanılır, bitiş için de akış adımının bitiş zamanı kullanılır. Daha detaylı bilgi için KPI Bitiş aktivitesi incelenebilir. KPI ölçümü detayları için şuraya bakabilirsiniz.

        İpucu

        Son kullanıcıya bilgi vermek amacıyla kullanılır. Yukarıdaki gibi yazılan bir ipucu son kullanıcı ekranında aşağıdaki gibi görünür. Tanımlama genel sekmesinden yapılır.

        Aktivite Özellikleri
        Aktivite özellikleri o versiyonun son taslak kaydı için geçerli ayarlar ile çalışır.
        Örneğin Eklentileri göster özelliği akışın birinci versiyonunda pasif, 2nci versiyonda pasif olsun. Hem 1nci hem de 2nci versiyon için devam eden akışlar olsun. 2nci versiyon düzenleme moduna alınarak bu özellik aktif hale getirildiği durumda 1nci versiyon ile başlamış akışlar etkilenmez, 2nci versiyon akışların tamamında bu özellik aktif olarak değişir.
        What's Next